ITアウトソーシングの導入の流れ、検討する際ののポイントや注意点
スータブル・ソリューションズサービス担当者目次
ITアウトソーシング活用の流れ
ITアウトソーシングとは、自社のIT関連業務の一部または全部を外部の専門会社に委託することです。ITアウトソーシングを活用することで、以下のようなメリットが期待できます。
- ITコストの削減
- IT人材の確保
- ITスキルの向上
- IT戦略の策定
- ITリスクの低減
しかし、ITアウトソーシングを成功させるには、適切な導入の流れを踏む必要があります。以下では、ITアウトソーシングを導入する際の一般的な流れを5つのステップに分けて説明します。
step1.現状課題の把握
まずは、自社のIT関連業務の現状と課題を把握することが重要です。以下のような点を検討してみましょう。
- IT関連業務の範囲と内容
- IT関連業務にかかるコストと人員
- IT関連業務における問題点や改善点
- IT関連業務に対するニーズや期待
現状課題の把握を行うことで、ITアウトソーシングが必要かどうか、どのような目的で行うか、どのような効果を得たいかが明確になります。
step2.目的の定義
次に、ITアウトソーシングを行う目的を定義します。目的は、現状課題から導き出されるべきものです。目的を定義する際には、以下のような点に注意しましょう。
- 目的は明確かつ具体的であること
- 目的は達成可能かつ測定可能であること
- 目的は期限や責任者を設定すること
目的を定義することで、ITアウトソーシングがどのような成果をもたらすか、どのように評価するかが明確になります。
step3.要件定義
次に、ITアウトソーシングを行うために必要な要件を定義します。要件とは、委託する業務やサービスの内容や品質、納期や費用などです。要件定義を行う際には、以下のような点に注意しましょう。
- 要件は目的に沿って設定すること
- 要件は現実的かつ合理的であること
- 要件は明確かつ詳細であること
要件定義を行うことで、ITアウトソーシングがどのような条件で行われるか、どのような契約や管理が必要かが明確になります。
step4.運用設計
次に、ITアウトソーシングを実施するために必要な運用設計を行います。運用設計とは、委託会社と自社との間で行われる業務のやり取りや連携の方法や手順などです。運用設計を行う際には、以下のような点に注意しましょう。
- 運用設計は要件に沿って作成すること
- 運用設計は委託会社とのコミュニケーションを円滑にすること
- 運用設計は業務の品質や効率を向上させること
運用設計を行うことで、ITアウトソーシングがどのように実行されるか、どのような問題やリスクが発生するかが明確になります。
step5.導入・立ち上げ
最後に、ITアウトソーシングを導入し、立ち上げます。導入・立ち上げとは、委託会社との契約締結や業務移行、業務開始などです。導入・立ち上げを行う際には、以下のような点に注意しましょう。
- 導入・立ち上げは運用設計に従って行うこと
- 導入・立ち上げは委託会社との協力体制を確立すること
- 導入・立ち上げは業務の品質や効果をモニタリングすること
導入・立ち上げを行うことで、ITアウトソーシングが正常に稼働し、目的や要件を達成するかが明確になります。
ITアウトソーシングを検討する際のポイント
ITアウトソーシングを検討する際には、自社のニーズや目的に合った委託会社を選ぶことが重要です。以下では、ITアウトソーシングを検討する際に参考になるポイントを2つ紹介します。
ITアウトソーシングの導入の流れ、検討する際ののポイントや注意点について以下の見出しで作成してください。
ITアウトソーシングを検討する際のポイント
ITアウトソーシングとは、企業が自社で行っているIT関連の業務を外部の専門会社に委託することです。ITアウトソーシングには、システム開発や運用管理、ヘルプデスクやセキュリティ対策など、さまざまなサービスがあります。ITアウトソーシングを検討する際には、以下の2つのポイントに注意してください。
ポイント1.委託会社の実績・サービス内容の確認
ITアウトソーシングを成功させるためには、委託会社の選定が重要です。委託会社には、自社の業務内容や目的に合ったサービスを提供できるか、実績や評判はどうか、コストパフォーマンスは高いかなど、さまざまな観点から確認する必要があります。また、委託会社との契約内容やサービスレベルについても、明確にしておくことが望ましいです。
ポイント2.現状課題の把握・要件定義をして予算の合理化
ITアウトソーシングを検討する前には、自社が抱えるIT関連の課題やニーズを明確にしておくことが必要です。例えば、システム開発や運用管理にどのくらいの人員や時間がかかっているか、どんな問題やリスクがあるか、どんな改善効果が期待できるかなどです。これらの情報をもとに、ITアウトソーシングで解決したい課題や達成したい目標を具体的に定義しましょう。そして、それらに応じたサービス内容や範囲を決めて、予算を見積もります。予算は、委託会社から提示される費用だけでなく、自社でかかる費用やリターンも考慮することが大切です。
ITアウトソーシングを導入する際の注意点
ITアウトソーシングを導入する際には、以下の3つの注意点に気を付けてください。
注意点1.委託会社の業務対応力と専門性
ITアウトソーシングでは、自社で行っていた業務を委託会社に任せることになります。そのため、委託会社が自社の業務内容や要望に応えられるかどうかが重要です。委託会社は、自社の業界やビジネスモデルに精通しているか、最新の技術や知識を持っているか、迅速かつ柔軟に対応できるかなど、業務対応力と専門性を高く持っていることが望ましいです。
注意点2.業務・責任範囲の確認
ITアウトソーシングでは、自社と委託会社の間で、業務や責任の分担を明確にすることが必要です。例えば、システム開発の場合、要件定義や設計、開発、テスト、保守など、各工程でどちらが担当するか、納期や品質はどうするかなどです。また、業務に関する連絡や報告の方法や頻度、トラブルや問題が発生した場合の対応や責任の所在なども、事前に合意しておくことが大切です。
注意点3.セキュリティレベル
ITアウトソーシングでは、自社の情報資産を委託会社に預けることになります。そのため、委託会社が十分なセキュリティレベルを確保しているかどうかが重要です。委託会社は、自社の情報セキュリティポリシーや規定を持っているか、情報漏洩や不正アクセスなどの対策をしているか、定期的に監査や教育を行っているかなど、セキュリティ管理に力を入れていることが望ましいです。また、自社と委託会社の間で、情報の取り扱いや保護に関する契約や規約を結んでおくことも大切です。
まとめ
ITアウトソーシングは、自社のIT関連の業務を外部の専門会社に委託することで、コスト削減や業務効率化などのメリットが得られるサービスです。しかし、ITアウトソーシングを検討・導入する際には、委託会社の選定や業務・責任範囲の確認など、さまざまなポイントや注意点があります。ITアウトソーシングを成功させるためには、自社の課題やニーズを明確にし、信頼できる委託会社と良好なパートナーシップを築くことが重要です。
スータブル・ソリューションズのITアウトソーシングは、エンジニアが全て正社員である事を強みとしております。さらには1社のお客様を安心の専任エンジニア2名体制でサポートさせて頂いており、全社でのバックアップ体制も構築しております。今ある業務をITを活用して効率化・電子化したい、業務プロセスから見直して社内のDXを進めていきたい、セキュリティを強化していきたい、そんな課題も寄り添いながらコンサルティングさせて頂いております。社内に専任がいない、俗人化してしまったIT管理業務のバックアップをしたい、ネットワーク環境の見直しやサーバーの入替から手伝って欲しいなど、サポート開始のきっかけは多岐に渡ります。
更に詳しく知りたい方は以下のページもご覧下さい。
投稿者プロフィール
- スータブル・ソリューションズは日々のITに関するQ&Aから、ITインフラ周りの構築・保守サポートまでワンストップで対応します。IT化の信頼おけるパートナーとして貴社に最適なソリューションを提案し、課題解決にオーダーメイド型のサービスを提供します。
【有資格】
■事業免許
総務省 届出電気通信事業者 A-10-3067号
東京都公安委員会 事務機器商営業許可 第306660205689号
東京都 産業廃棄物収集運搬許可 第13-00-119879号
神奈川県 許可番号 01400119879号
■取得認証
情報セキュリティマネジメントシステムISO27001認証（登録番号 JUSE-IR-402）
情報処理支援機関「スマートSMEサポーター」（認定番号 第16号-21100052(18)）
