Googleドライブの共有方法を徹底解説｜ファイル共有のやり方・権限設定・見れない時の対処法まで
スータブル・ソリューションズサービス担当者目次
Googleドライブの共有とは？基本の仕組みを解説
Googleドライブの共有とは、ファイルやフォルダを他者と安全に共有し、閲覧・コメント・編集といった作業を協同で行える仕組みです。クラウド上に保存されたデータを複数人で扱えるため、ビジネスシーンや家庭内での情報共有に広く活用されています。共有方法は大きく分けて「メール共有」と「リンク共有」の2種類があり、用途に応じて使い分けることが重要です。
共有できるもの：ファイル／フォルダ
Googleドライブでは、単一のファイルだけでなく、フォルダごと共有することが可能です。フォルダ共有を行えば、複数のファイルをまとめて共有でき、追加したファイルも相手の画面に自動的に反映されるため、効率的な共同作業が可能になります。
メール共有とリンク共有の違い
- メール共有：特定のユーザー（メールアドレス）に共有するため、安全性が高い。ビジネス向け。
- リンク共有：URLを知っている相手であればアクセス可能。素早く共有したい時に便利だが、権限設定に注意が必要。
Googleアカウントが必要なケース・不要なケース
- Googleアカウントが必要：編集権限やコメント権限を付与された場合。
- 不要なケース：リンク共有で「閲覧のみ」の場合。ただしサービス側の仕様変更でアカウントが求められる場合もあるため注意が必要です。
【スマホ・PC別】Googleドライブの共有方法
Googleドライブの共有方法はPC・スマホで少し異なります。ここでは初心者でも迷わない手順を解説します。
PCからファイルを共有する手順
- Googleドライブにアクセス
- 共有したいファイルを右クリック
- 「共有」を選択
- 共有相手のメールアドレスを入力
- 権限（閲覧／コメント／編集）を選択し送信
PCからフォルダを共有する手順
フォルダを右クリックし「共有」を選ぶ点は同じですが、フォルダ共有では相手が中の全ファイルへアクセス可能になります。業務で利用する際は権限設定を慎重に行う必要があります。
スマホアプリ（iPhone/Android）から共有する方法
- Googleドライブアプリを開く
- 共有したいファイルの右側メニューをタップ
- 「共有」または「リンクをコピー」を選択
- 権限を設定して共有完了
共有リンクを発行する方法（閲覧／コメント／編集）
ファイル右クリック → 「リンクを取得」からリンク共有が可能です。リンクを踏んだ相手がどの操作までできるかは、権限設定次第で大きく変わります。
Googleドライブの権限設定の種類と使い分け
Googleドライブは権限設定によって安全性と利便性が左右されます。
閲覧者（View）
ファイルを閲覧できるだけで、編集やコメントは不可。外部共有で最も安全な設定です。
コメント可（Comment）
閲覧に加えコメントが可能。修正を依頼したい場合に便利です。
編集者（Edit）
ファイルの編集・削除・追加が可能な最も強力な権限。業務では慎重に付与すべきです。
「制限付き」と「リンクを知っている全員」の違い
- 制限付き：指定ユーザーのみアクセス可能。安全性が高い。
- リンクを知っている全員：URLを持つ人は誰でも閲覧可能。利便性は高いがリスクもあります。
安全に共有するための設定ポイント
- 編集権限は最小限のユーザーにとどめる
- 期限付きリンクを活用する
- コメント権限で運用することで編集ミスを防止
Googleドライブ共有でよくあるトラブルと対処法
相手が「アクセスできません」「見れない」と言われる場合
権限が付与されていない、またはメールアドレスを間違えたケースが多く見られます。共有設定を再確認しましょう。
「アクセス権が必要」と表示される原因
共有されていないか、閲覧権限がない場合に表示されます。アクセスリクエストが届くので管理者が許可を行う必要があります。
共有リンクを開けない原因と対策
- URLが途中で切れて送信された
- リンク設定が「制限付き」になっている
スマホで共有できない場合のチェックポイント
アプリのバージョンが古い、または通信環境が不安定なケースが多いです。
編集できない／コメントできない時の原因
権限が適切に付与されていないため、編集権限の再確認が必要です。
ビジネスでGoogleドライブを安全に共有するための設定
外部ユーザーとの共有制限
Google Workspaceでは管理者が外部共有を制限できます。機密情報保護に必須です。
編集履歴・アクティビティを確認する方法
ドキュメント内の「バージョン履歴」から編集者や日時を確認できます。
パスワードによる保護が必要な場合の対処（代替手段）
Googleドライブ自体にはパスワード保護機能がないため、ZIP暗号化など外部手段を使う必要があります。
Google Workspaceの共有設定（組織管理）
組織全体の共有ルールを管理者が設定できます。ユーザーごとの権限管理も詳細に設定可能です。
共有を解除・停止したいときの操作方法
共有ユーザーを削除する
共有設定画面から対象ユーザーを削除するだけで共有を解除できます。
リンク共有をオフにする
リンク設定を「オフ」にすることで外部アクセスを完全に遮断できます。
権限を編集→閲覧に戻す
編集者を閲覧者へ変更することで、意図しない編集を防げます。
共有の範囲を最小限にするポイント
誰がどこまでアクセスすべきかを事前に整理し、必要最小限の権限付与を徹底することが重要です。
Googleドライブ共有が向いている人・向いていない人
大容量ファイルを頻繁に共有する人
クラウド上で大容量データを扱う仕事に最適です。
チームで共同編集したい人
Googleドキュメントの強力な共同編集機能と相性抜群です。
セキュリティを重視する企業ユーザー
権限設定や共有制限を細かく制御できるため企業利用に向きます。
外部に広く配布する用途には向かない理由
リンクが拡散しやすく、パスワード保護もできないため、大規模公開には向いていません。
まとめ：正しい権限設定でGoogleドライブの共有を安全に使いこなそう
Googleドライブは非常に便利な共有ツールですが、安全に使うには権限設定が不可欠です。初心者でも適切に設定すれば、業務効率向上やスムーズなファイル共有が実現できます。共有方法・権限・トラブル対処法を理解し、安心して活用しましょう。
投稿者プロフィール
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■事業免許
総務省 届出電気通信事業者 A-10-3067号
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神奈川県 許可番号 01400119879号
■取得認証
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