エクセルをPDFに変換する方法｜レイアウトを崩さず保存する手順【Windows/Mac/スマホ対応】
スータブル・ソリューションズサービス担当者目次
エクセルをPDFに変換する基本方法
Excelの「名前を付けて保存」でPDF化する手順
最もシンプルな方法は、Excelの「名前を付けて保存」機能を使うことです。
- Excelファイルを開く
- 「ファイル」→「名前を付けて保存」を選択
- 保存形式を「PDF（.pdf）」に指定
- 保存場所を選び「保存」をクリック
これでレイアウトを維持したままPDFファイルが作成されます。
「印刷」メニューからPDFに変換する方法
もう一つの方法は「印刷」メニューを利用するやり方です。
- 「ファイル」→「印刷」を選択
- プリンタ一覧から「Microsoft Print to PDF」を選択（Windowsの場合）
- 保存場所とファイル名を指定し保存
印刷と同じレイアウトでPDFが生成されるため、見栄えをコントロールしやすいのが特徴です。
1シートだけ／複数シートをまとめてPDF化する方法
Excelでは、保存範囲を指定することで1シートだけをPDF化することも、複数シートをまとめて1つのPDFにすることも可能です。保存時のオプションで「発行対象」を「選択したシート」または「ブック全体」に切り替えて調整しましょう。
レイアウトを崩さずにPDF化するポイント
印刷範囲の設定方法
PDF化の前に必ず印刷範囲を設定しましょう。「ページレイアウト」→「印刷範囲」→「印刷範囲の設定」を選択することで、不要な余白やデータを含めずにPDF化できます。
改ページや余白の調整
表が途中で切れてしまうのを防ぐには「改ページプレビュー」で確認します。また、余白は「ページレイアウト」→「余白」から調整できます。適切な余白設定を行うことで、見やすいPDFになります。
用紙サイズ（A4/A3など）の設定
提出先や印刷用途に応じて用紙サイズを設定しておくと、PDFにした際に意図したレイアウトを保てます。「ページレイアウト」タブから「サイズ」を選択し、A4やA3を指定しましょう。
WindowsでエクセルをPDFにする方法
Excel標準機能を使った変換
Windows版Excelには標準でPDF保存機能が搭載されています。「名前を付けて保存」または「エクスポート」機能を使うのが最も簡単な方法です。
Microsoft Print to PDFの活用
Windows 10以降には「Microsoft Print to PDF」という仮想プリンタが標準搭載されています。印刷メニューからこのプリンタを選択することで、簡単にPDFとして出力できます。レイアウトを確認しながら変換できるのが利点です。
無料・有料ツールの紹介
- 無料ツール：Smallpdf、ILovePDFなどのオンラインサービス
- 有料ソフト：Adobe Acrobatはレイアウトの細かい調整や複数ファイルの一括変換に便利
必要に応じてツールを使い分けることで効率的にPDF化できます。
MacでエクセルをPDFにする方法
Excel for Macの保存機能
Mac版Excelでも「ファイル」→「名前を付けて保存」からPDF形式を選択できます。基本的な操作はWindows版と同様です。
プレビューアプリで変換する方法
Macには標準で「プレビュー」アプリが搭載されており、Excelから一度「PDFとして保存」したファイルをプレビューで開き、再度書き出すことで画質やレイアウトを微調整できます。
スマホでエクセルをPDFにする方法
iPhoneでExcelをPDF化する方法（Officeアプリ活用）
iPhoneでは「Microsoft Office」アプリを使えば、ExcelファイルをPDFに変換可能です。ファイルを開き「共有」メニューから「PDF形式でエクスポート」を選ぶだけで簡単に変換できます。
AndroidでExcelをPDF化する方法（Googleスプレッドシート利用）
AndroidではGoogleスプレッドシートにExcelファイルをアップロードし、「ファイル」→「ダウンロード」→「PDFドキュメント」を選択することでPDF化できます。追加アプリ不要で利用できるのが便利です。
エクセルをPDFに変換する際のよくあるトラブルと対処法
文字や表が切れてしまう場合の解決法
印刷範囲の設定不足や改ページの位置が原因です。「改ページプレビュー」で確認し、列幅や行高さを調整することで改善できます。
ファイルサイズを軽くする方法
高解像度の画像を多く含むシートはPDFサイズが大きくなりがちです。解像度を下げる、不要な画像を削除する、オンライン圧縮サービスを利用すると効果的です。
フォントが崩れるときの対処
利用環境にインストールされていないフォントを使っていると崩れることがあります。「フォントを埋め込む」設定を有効にするか、一般的なフォントに置き換えると安定します。
まとめ
基本はExcel標準機能で十分
エクセルをPDFに変換する方法は多くありますが、基本的にはExcelの標準機能で十分対応可能です。用途に応じて「保存」と「印刷」の2つを使い分けるのが賢明です。
レイアウト調整がきれいにできると見栄えがアップ
印刷範囲、余白、用紙サイズを適切に設定すれば、レイアウトの崩れない美しいPDFを作成できます。資料の信頼性や見やすさが向上し、ビジネスや学術の場で役立つでしょう。
投稿者プロフィール
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【有資格】
■事業免許
総務省 届出電気通信事業者 A-10-3067号
東京都公安委員会 事務機器商営業許可 第306660205689号
東京都 産業廃棄物収集運搬許可 第13-00-119879号
神奈川県 許可番号 01400119879号
■取得認証
情報セキュリティマネジメントシステムISO27001認証（登録番号 JUSE-IR-402）
情報処理支援機関「スマートSMEサポーター」（認定番号 第16号-21100052(18)）
